部活動の保護者会総会を運営するためには？～式次第と分担の例～

４月も半ば。部活動の保護者会は、新旧役員の引き継ぎの季節ですね。うちの子どもたちが所属していた部活の場合、小学校のときは4月、中学校の時は5月に総会がありました。

さて、以前、保護者会の役員をした折、保護者会総会の式次第と分担の資料が引き継がれておらず、戸惑ったことがありました。総会には参加したことが何回もありましたが、総会を運営をするつもりで参加していたわけではありません。式次第はともかく、総会準備や当日の役割を分担するために頼れる情報がありませんでした。そんな経験がありましたので、式次第と分担の一例を以下に書いておきます。

※以下は一例です。所属している保護者会の事情を踏まえて、修正してお使いください。

★前日・当日までの準備全体を確認したい方はこちらの記事をご覧ください。

◆A) 保護者会総会の式次第・分担の一例
　　（前年度役員が総会準備・当日進行を務める場合）

受付　　：前年度保護者会書記
会場設営：前年度保護者会役員
司会進行：前年度保護者会副会長１
※凡例　［］：担当。自分が説明する資料は自分で作成。

1. 開会あいさつ　　［前年度保護者会副会長２］
2. 前年度活動報告　［前年度保護者会書記］
3. 前年度決算報告　［前年度保護者会会計、会計監事］
4. 新年度活動説明　［顧問］
5. 新年度予算案承認［前年度保護者会会計］
   ※ここまでで顧問は退席。
6. 役員選出・承認　［前年度保護者会会長］
   ※1番下の学年の役員を選出する。
   ※事前に選出済みの場合は7.へ。
7. 前年度保護者会役員離任のあいさつ
8. 新年度保護者会役員着任のあいさつ
9. 保護者会からの連絡事項
   ※会則、個人情報取扱いルールなどの紹介を含む
10. 閉会あいさつ　　［前年度保護者会副会長２］

ポイント：

• 役員の任期を総会から総会までとしている保護者会が多いと思うが、この任期に沿っている。
• 保護者会活動を知っている前年度役員が総会の準備・運営をするため、比較的スムーズに進行できる。
• 任期が総会までとはいえ、卒業生の保護者が総会を担当する場合もある。
  ⇒　これを避けたい場合は、たとえば、前年度役員のうち、卒業生の保護者以外の役員で総会を運営できるように準備する。
• 新年度のスタートが、顧問と保護者会役員でずれる。新顧問は年度初めから活動するが、新保護者会役員は総会(たいては４月中旬以降。子どもたちが入部届を出し終わった後。)からの活動になるため。
  ⇒　これを避けたい場合は、新年度役員の理解を助け、不安を減らすための方法を検討する。たとえば、新旧役員引き継ぎを総会前に実施する、総会準備を一緒にするなどの方法がある。
• 当年度の予算作成に、当年度の役員が関与していない。

所感：

新年度役員の活動開始は、任期のとおり、総会後からでいいとは思います。任期が総会後からだから、それまでは新役員は何もしないという考えも理解できます。しかしながら、顧問の先生とやりとりすることを考えると、着任前から多少は知識をもっておいた方がいいと私は思います。私の場合、新役員になったばかりの日に、顧問の先生から予算使用、資料の保管場所などについて質問が来て困りました。。。

◆B) 保護者会総会の式次第の例
　　（選出済みの新年度役員が総会準備・当日進行を務める場合）

受付　　：新年度保護者会書記
会場設営：新年度保護者会役員
司会進行：新年度保護者会副会長１
※凡例　［］：担当。自分が説明する資料は自分で作成。

1. 開会あいさつ　　［新年度保護者会副会長２］
2. 前年度活動報告　［前年度保護者会役員］
3. 前年度決算報告　［前年度保護者会会計、会計監事］
4. 前年度保護者会役員離任のあいさつ
5. 新年度保護者会役員着任のあいさつ
6. 新年度活動説明　［顧問］
7. 新年度予算案承認［新年度保護者会会計］
   ※ここまでで顧問は退席。
8. 保護者会からの連絡事項
   ※会則、個人情報取扱いルールなどの紹介を含む
9. 役員選出　　　　［新年度保護者会会長］
   ※1番下の学年の役員を選出する。
10. 閉会あいさつ　　［新年度保護者会副会長２］

ポイント：

• 連絡網への加入、お手伝い募集、部費の集金方法説明など、新年度の役員からのお願い事項が多く、総会で伝えてしまいたい場合に向いている。
• 当年度の予算作成に、当年度の役員が関与できる。
• 会則の変更、部費の金額変更など、新年度の保護者会運営に不可欠な議案を議決したい場合に向いている。
• 保護者会活動をあまり知らない新年度保護者が総会の準備・運営をする。このため、総会前に前年度役員からの引き継ぎを実施する必要がある。

◆前年度役員？新年度役員？

上に2例示しましたが、前年度の役員が担当するか、新年度の役員が担当するか、毎年度同じ方針で進めるようにした方がよいと思います。毎年、その年の都合で決めるのも悪くはないですが、決めるのに時間がかかりますので。それよりも何よりも、どこかの学年の負担が増え、どこかの学年の負担が減ることになりかねませんので。

◆予算案について

この記事では、予算作成については詳しくは書きませんでした。1つだけ書かせていただくと、一番手戻りが少なくて済むのは、収入金額が決まった後に予算案を作成することだと思います。学校の部活の場合、収入金額が決まるのは、その年度の入部届の提出が終わり、部員数が確定した後であるためです。部員数の確定から保護者会総会まで日数がない場合は、保護者会総会までに予算案を作成し顧問と合意するのが難しくなると思います。この場合は、年度初めにもう一回、総会を招集するのはかなりハードルが高くなりますので、部費の運用を役員会に一任することを総会で議決できればいいのではないかと、私は思います。