部活動保護者会の「臨時総会」を運営するためには？～前日・当日の準備と分担例～
部活動保護者会の総会は年に一回、または半年に一回、春と秋に開催されることが多いようです。この総会を待たずに議決が必要な事案が発生した場合に、臨時総会が開催されます。この記事では、臨時総会前日までの準備、臨時総会当日の式次第・分担、臨時総会が終わったあとの流れについて、筆者の経験をもとに紹介します。
Contents
■はじめに
保護者会ごとに事情が異なりますので、この記事では、筆者が経験した保護者会の場合を例に説明します。読者の皆さんの部活動保護者会運営の参考になればと思います。
ところで、あなたが所属している部活動保護者会には会則がありますか？部活動保護者会には、総会・臨時総会・役員会などの会議があります。いつ、誰が、どんな目的でこれらの会議を開催するのかは、保護者会の会則に書かれています。ですので、まずは会則を確認してみましょう。会則に書かれていない場合、または会則がない場合は、引き継ぎの情報を頼ってみましょう。
■総会と臨時総会の違い
部活動保護者会の「総会」は年に一回、または半年に一回（春と秋、前期と後期など）、開催されることが多いようです。この「総会」を待たずに議決が必要な事案が発生した場合に「臨時総会」が開催されます。
「総会」では、役員の承認、決算の承認、活動計画の承認、会則の改正など、複数の議案がありますが、「臨時総会」では、ある特定の議案だけを話すことが多いようです。
「総会」は定期的に開催されますが、「臨時総会」は滅多に開催されません。そのため、「臨時総会」に関する資料は保護者会に残っていない、または存在しない、ということもあるのではないかと思います。
■どんなときに臨時総会が必要になるのか
私が経験した臨時総会は、部費の金額変更に関するものでした。
次年度からの部費の金額変更を保護者に諮るために、臨時総会を開催したことがありました。春の総会では、新年度の予算案を保護者に承認してもらうため、その予算案作成前に部費の金額が確定していた方がよいと、役員会で決まったためです。
これ以外には私は経験がないのですが、、、たとえば、あってほしくないことですが何か事件が起きてしまい、その事件に保護者向け説明が必要、といった事態になった場合に、臨時総会の開催を検討すると思います。
■臨時総会を開催するには
会則がある場合は、会則の定めに則ります。ですので、まずは会則を確認してください。保護者会の臨時総会の開催決定には、たとえば以下の方法があります。
- 保護者会の役員会で決定する
- 保護者会の会長が決定する
- 保護者会構成員の過半数から開催を請求する
■臨時総会の運営は誰がするのか
「臨時総会」も「総会」と同様、部活動保護者会の役員が中心となって運営します。
■臨時総会の開催が決まったら、決めること
臨時総会の運営に必要になる事柄は、総会のときと同等です。保護者会会長が旗振り役となって決めていきます。
まず、以下の事柄を決めます。
- 開催日時
- 会場
- 議案
臨時総会の運営に必要となる以下の事柄も決めます。役員会の中で決めるのもよいかと思います。
- 開催案内を誰が作成するか
- 出欠票（欠席の場合は委任状）の提出先と提出期日
- 出欠票（欠席の場合は委任状）の集計を誰がするか
- 出欠票未提出の保護者への督促を誰がするか
- 当日の配布資料を誰が準備するか
- 当日の受付に必要なものは何か
- 欠席した保護者に決定事項をどうやって伝えるか
■前日までの準備～当日の運営～後日の動き
臨時総会前日、臨時総会当日、臨時総会が終わった後の、全体の流れは以下のとおりです。私が所属していた保護者会を例に、説明します。
◆臨時総会の前日まで
- 保護者会会長が、関係者のスケジュールを確認し、開催日を決定する。
- 保護者会書記が、会場使用許可を取る。
- 保護者会書記が、開催案内を作成する。
1．保護者会書記が開催案内を作成する。
2．保護者会会長が開催案内を確認する。
3．顧問の先生に開催案内の内容を確認していただく。
開催案内の例を図で示します。
Word原稿のダウンロードはこの記事の最後をご覧ください。
□ 保護者会書記が、開催案内を配布する。
保護者会書記が、顧問の先生に依頼し、開催案内を子ども経由で保護者に配布する。
□ 保護者会書記が、保護者から提出された出欠票を確認・集計する。
- 保護者会書記が出欠票を集計する。
- 保護者会書記が未提出者に提出を督促し、総会当日までには構成員全員の出欠確認を完了する。
- 臨時総会成立に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を満たすことができるか確認する。
例）臨時総会の成立に必要な人数が構成員の三分の二の場合
構成員が60名ならば、40名の出席が必要
□ 保護者会書記が、臨時総会受付用の名簿を作成する。
出欠票の記載内容に基づき、受付用名簿に、出欠予定、委任状の提出有無を記載しておく。
□ 保護者役員会で、臨時総会当日の式次第と分担を決定する。
□ 臨時総会当日の説明担当者が、配布資料を作成する。
- 当日の説明担当者（＝保護者会役員）が資料を作成する。
- 保護者会会長が資料を確認する。
- 顧問の先生に資料の内容を確認していただく。
議案によっては、顧問の先生と保護者会役員で打合せを設け、その場で確認してもよいかと思います。
◆臨時総会の当日
□ 保護者会書記が、受付の準備をする。
- 受付用のテーブルと椅子を配置する。
- 受付用名簿を置く。
- 配布資料を置く。
□ 受付担当の役員が、出席者数を確認する。
- 議決に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を確認しておく。
- 総会開始前に、出席者数と委任状提出者数を確認しておく。
- 総会開始前に、確認結果を会長に報告する。
□ 保護者会役員全員で、会場を準備する。
◆臨時総会が終わったら
□ 総会で決定したことを報告する。
方法は以下のとおりです。書面で報告するのが基本だと私は思いますが、日頃からメールでの連絡が行き届いているのであれば、メールでもよいのではないかと思います。
- 方法1）保護者に書面で報告する。
- 方法2）保護者にメールで報告する。
書面、メールいずれの場合でも、保護者に出す前に、保護者会会長と顧問の先生への確認は必須です。
■部活動保護者会臨時総会の式次第・分担の一例
以下に、部活動保護者会臨時総会の式次第・分担の一例を示します。
例）次年度部費の金額見直しを保護者に諮る場合
- 受付 ：保護者会書記
- 会場設営：保護者会役員全員
- 司会進行：保護者会副会長
- 式次第 ※凡例 ［］：担当。自分が説明する資料は自分で作成。
- 開会あいさつ ［保護者会副会長］
- 主旨説明 ［保護者会会長］
- 会計説明 ［保護者会会計］
- 顧問説明 ［顧問］
- 質疑
- 議決
- 閉会あいさつ ［保護者会副会長］
■所感
総会の段取りに限ったことではないのですが、過去の経験上、直接会って話をした方が、顧問の先生・役員のみなさんとのやりとりは短時間で済みスムーズです。もちろん、メールやLINEでもできなくはないですが、意見が発散した場合、関係者が多い場合はとりまとめるのが大変だったりします。
重要事項や議論が必要なときは集まって打合せ、伝達だけで済むことや簡単なやりとりはメールやLINE、といったように、使い分けるといいのではないかと思います。
■ダウンロード
- サンプル ｰ 臨時総会開催案内（Microsoft Wordファイル、18KB）
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