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2019年10月12日

部活動保護者会の「臨時総会」を運営するためには?~前日・当日の準備と分担例~

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部活動保護者会の総会は年に一回、または半年に一回、春と秋に開催されることが多いようです。この総会を待たずに議決が必要な事案が発生した場合に、臨時総会が開催されます。この記事では、臨時総会前日までの準備、臨時総会当日の式次第・分担、臨時総会が終わったあとの流れについて、筆者の経験をもとに紹介します。

★「総会」についてはこちらの記事をご覧ください。

Contents

■はじめに

保護者会ごとに事情が異なりますので、この記事では、筆者が経験した保護者会の場合を例に説明します。読者の皆さんの部活動保護者会運営の参考になればと思います。

ところで、あなたが所属している部活動保護者会には会則がありますか?部活動保護者会には、総会・臨時総会・役員会などの会議があります。いつ、誰が、どんな目的でこれらの会議を開催するのかは、保護者会の会則に書かれています。ですので、まずは会則を確認してみましょう。会則に書かれていない場合、または会則がない場合は、引き継ぎの情報を頼ってみましょう。

総会と臨時総会の違い

部活動保護者会の「総会」は年に一回、または半年に一回(春と秋、前期と後期など)、開催されることが多いようです。この「総会」を待たずに議決が必要な事案が発生した場合に「臨時総会」が開催されます。

「総会」では、役員の承認、決算の承認、活動計画の承認、会則の改正など、複数の議案がありますが、「臨時総会」では、ある特定の議案だけを話すことが多いようです。

「総会」は定期的に開催されますが、「臨時総会」は滅多に開催されません。そのため、「臨時総会」に関する資料は保護者会に残っていない、または存在しない、ということもあるのではないかと思います。

★「総会」についてはこちらの記事をご覧ください。

■どんなときに臨時総会が必要になるのか

私が経験した臨時総会は、部費の金額変更に関するものでした。

次年度からの部費の金額変更を保護者に諮るために、臨時総会を開催したことがありました。春の総会では、新年度の予算案を保護者に承認してもらうため、その予算案作成前に部費の金額が確定していた方がよいと、役員会で決まったためです。

これ以外には私は経験がないのですが、、、たとえば、あってほしくないことですが何か事件が起きてしまい、その事件に保護者向け説明が必要、といった事態になった場合に、臨時総会の開催を検討すると思います。

■臨時総会を開催するには

会則がある場合は、会則の定めに則ります。ですので、まずは会則を確認してください。保護者会の臨時総会の開催決定には、たとえば以下の方法があります。

  • 保護者会の役員会で決定する
  • 保護者会の会長が決定する
  • 保護者会構成員の過半数から開催を請求する

■臨時総会の運営は誰がするのか

「臨時総会」も「総会」と同様、部活動保護者会の役員が中心となって運営します。

■臨時総会の開催が決まったら、決めること

臨時総会の運営に必要になる事柄は、総会のときと同等です。保護者会会長が旗振り役となって決めていきます。

まず、以下の事柄を決めます。

  • 開催日時
  • 会場
  • 議案

臨時総会の運営に必要となる以下の事柄も決めます。役員会の中で決めるのもよいかと思います。

  • 開催案内を誰が作成するか
  • 出欠票(欠席の場合は委任状)の提出先と提出期日
  • 出欠票(欠席の場合は委任状)の集計を誰がするか
  • 出欠票未提出の保護者への督促を誰がするか
  • 当日の配布資料を誰が準備するか
  • 当日の受付に必要なものは何か
  • 欠席した保護者に決定事項をどうやって伝えるか

■前日までの準備~当日の運営~後日の動き

臨時総会前日、臨時総会当日、臨時総会が終わった後の、全体の流れは以下のとおりです。私が所属していた保護者会を例に、説明します。

◆臨時総会の前日まで

  1. 保護者会会長が、関係者のスケジュールを確認し、開催日を決定する。
  2. 保護者会書記が、会場使用許可を取る。
  3. 保護者会書記が、開催案内を作成する。
    1.保護者会書記が開催案内を作成する。
    2.保護者会会長が開催案内を確認する。
    3.顧問の先生に開催案内の内容を確認していただく。

 開催案内の例を図で示します。
 Word原稿のダウンロードはこの記事の最後をご覧ください。

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□ 保護者会書記が、開催案内を配布する。

保護者会書記が、顧問の先生に依頼し、開催案内を子ども経由で保護者に配布する。

□ 保護者会書記が、保護者から提出された出欠票を確認・集計する。

  • 保護者会書記が出欠票を集計する。
  • 保護者会書記が未提出者に提出を督促し、総会当日までには構成員全員の出欠確認を完了する。
  • 臨時総会成立に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を満たすことができるか確認する。
    例)臨時総会の成立に必要な人数が構成員の三分の二の場合
    構成員が60名ならば、40名の出席が必要

□ 保護者会書記が、臨時総会受付用の名簿を作成する。

出欠票の記載内容に基づき、受付用名簿に、出欠予定、委任状の提出有無を記載しておく。

□ 保護者役員会で、臨時総会当日の式次第と分担を決定する。

□ 臨時総会当日の説明担当者が、配布資料を作成する。

  1. 当日の説明担当者(=保護者会役員)が資料を作成する。
  2. 保護者会会長が資料を確認する。
  3. 顧問の先生に資料の内容を確認していただく。

議案によっては、顧問の先生と保護者会役員で打合せを設け、その場で確認してもよいかと思います。

◆臨時総会の当日

□ 保護者会書記が、受付の準備をする。

  • 受付用のテーブルと椅子を配置する。
  • 受付用名簿を置く。
  • 配布資料を置く。

□ 受付担当の役員が、出席者数を確認する。

  • 議決に必要な人数が会則に書かれている場合は、その人数を確認しておく。
  • 総会開始前に、出席者数と委任状提出者数を確認しておく。
  • 総会開始前に、確認結果を会長に報告する。

□ 保護者会役員全員で、会場を準備する。

◆臨時総会が終わったら

□ 総会で決定したことを報告する。

方法は以下のとおりです。書面で報告するのが基本だと私は思いますが、日頃からメールでの連絡が行き届いているのであれば、メールでもよいのではないかと思います。

  • 方法1)保護者に書面で報告する。
  • 方法2)保護者にメールで報告する。

書面、メールいずれの場合でも、保護者に出す前に、保護者会会長と顧問の先生への確認は必須です。

■部活動保護者会臨時総会の式次第・分担の一例


以下に、部活動保護者会臨時総会の式次第・分担の一例を示します。

例)次年度部費の金額見直しを保護者に諮る場合


  • 受付  :保護者会書記
  • 会場設営:保護者会役員全員
  • 司会進行:保護者会副会長
  • 式次第  ※凡例 []:担当。自分が説明する資料は自分で作成。
    1. 開会あいさつ  [保護者会副会長]
    2. 主旨説明    [保護者会会長]
    3. 会計説明    [保護者会会計]
    4. 顧問説明    [顧問]
    5. 質疑
    6. 議決
    7. 閉会あいさつ  [保護者会副会長]

■所感

総会の段取りに限ったことではないのですが、過去の経験上、直接会って話をした方が、顧問の先生・役員のみなさんとのやりとりは短時間で済みスムーズです。もちろん、メールやLINEでもできなくはないですが、意見が発散した場合、関係者が多い場合はとりまとめるのが大変だったりします。

重要事項や議論が必要なときは集まって打合せ、伝達だけで済むことや簡単なやりとりはメールやLINE、といったように、使い分けるといいのではないかと思います。

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