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2019年9月16日

部活動保護者会での情報共有手段は?LINE?それともメール?

学校の部活動には、様々な人が関わっています。顧問の先生、講師の先生、運送業者さん、写真業者さん、印刷業者さん、旅行会社さん、保護者会役員のみなさん、保護者のみなさんなどです。これらの関係者のみなさんとの連絡をとるのが、役員の仕事の一つでもあります。

部活の保護者会の役員をすることになったら、どんな目的のために、誰と、誰が、どんな手段で連絡をとるのか、まとめておくとよいと思います。引き継ぎの際にも役立ちます。

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Contents

◆部活動保護者会における情報共有の手段

情報共有の方法としては、

  • Facebookグループ
  • LINEグループ
  • メーリングリスト
  • 掲示板
  • お知らせ(印刷物)

などがあります。

普段からLINEをお使いの人は、保護者会の連絡でもLINEを使えるといいなと考える方も多いのではないでしょうか。すべての保護者がスマートフォンを所有しLINEを使っているならば、情報共有手段としてLINEが有力だと思います。

ガラケーの人がいる場合

私が属していた保護者会の場合、保護者全員がスマートフォン利用者なわけではなく、ガラケーの人が複数人いました。このため、情報共有手段として、SNSは選択せず、メーリングリストを採用していました。すべての保護者が情報を等しく受け取れる手段を選択したからです。該当する手段は、メールとお知らせ(印刷物)でしたから。

SNSを使っていないメンバーがいる場合

スマートフォン利用者であっても、普段、FacebookやLINEを使っていない人も複数人いました。SNSを使っていないメンバーが少ない場合は、SNSの情報を、転送担当者が転送するということもできます。この方法でもよいとは思うのですが、転送漏れが発生するリスクと、SNSでのやりとりを転送担当者が要約するので手間がかかる、といったことから、あまりオススメはできません。

◆部活動保護者会における情報共有手段の例

例として、私が役員をしていた保護者会の情報共有方法を紹介します。

情報共有手段選択の概要

大まかにいうと、

  • 記録に残す必要がない場合はLINEか個別メール
  • 記録に残す必要がある場合はメーリングリストか印刷物
  • 業者さんとのやりとりは基本的にメール。業者さんがメールを使えない場合は電話。

でした。

部活動保護者会における情報共有手段選択のポイントは?

部活動保護者会における情報共有手段選択のポイントは、記録に残すか否かです。

記録に残すか否かの目安は、引き継ぎ資料・報告資料として使えるか、です。

▼記録を残すための手段

二つ、例をあげます。

・メール

一番簡単な方法は、メールだと思います。
メールしておけば記録に残ります。日々の活動がそのまま引き継ぎ資料になるのです。次年度の役員さんへの引き継ぎのときに、「去年送ったメールを見てください」と言えます。もしくは、該当するメールを転送する、ファイルに保存するなどの方法で引き継ぐこともできます。

・LINEのグループノート

記録を残すためにLINEのグループノートに書いておくのもよいと思いますが、以下の課題への対処が必要と考えます。

  • ノート作成・ノート編集のルール決めが必要。
  • ノートのメンテ担当者が必要。
  • 次年度役員さんにLINEのグループノートをどう引き継ぐか、検討が必要。
    LINEのグループが削除されると、グループノート内の情報も削除されてしまいます。このため、グループノートの内の情報を残す方法の検討が必要になります。以下に2例を示しますが、当方未実施であるため、ご自身で検討・実施をお願いします。
    例1)LINEグループは存続しつつ、次年度役員さんにメンバーを総入れ替えする?
    例2)グループノートをファイルで保存する?

部活動保護者会における情報共有手段の具体例

以下、部活動保護者会における情報共有の具体例です。参考にしてください。

目的 手段 保護者会
の主担当
保護者お手伝い募集 メーリングリスト(*a) 会長
保護者への情報伝達
(保護者会の開催、集金などの連絡以外)
メーリングリスト(*a) 会長
保護者への情報伝達
(保護者会の開催、集金などの連絡)
お知らせ(印刷物) 書記
保護者会役員間の情報共有
(記録を残す必要がある場合)
メーリングリスト(*a)
役員会
役員全員
保護者会役員間の情報共有
(記録を残す必要がない場合)
LINEグループ 役員全員
顧問の先生との連絡(お金関連) LINE 会計役員
顧問の先生との連絡(運搬関連) LINE 運搬役員
顧問の先生との連絡(上記以外) LINE 会長
印刷業者さんとの連絡 メール 会長
旅行会社さんとの連絡(大型バス手配) メール 会長
運送業者さんとの連絡 電話 運搬役員
写真業者さんとの連絡 メール 会計役員

*a) メーリングリストとしては、Googleグループ、マチコミメール(*b)、らくらく連絡網などがあります。

*b) マチコミメールの採用を検討する場合、学校側でマチコミメール未導入であるならば、事前に学校側に相談をすることをおすすめします。マチコミメール(無料版)を使えるのは、1団体につき1件まで。マチコミメールでは、学校と部活動保護者会は1団体として扱われます。このため、マチコミメール未導入の学校である場合、無料版を保護者会側で先に使ってしまうと、いざ学校側で採用となった場合に対処が必要になる可能性があるためです。

 

 

 

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