保護者会の会計監査で何をすればいいのか～監事初心者のまとめ～

学校の部活動の保護者会で監事のお話を頂いたことがあります。部員の保護者から集金したお金が保護者会で適切に使われているのかを、保護者代表としてチェックするのが監事の役割。ですので、適当なことはできません。監事を担当するのは初めてでしたので何をすればいいのか確認したところ、具体的には決まっておらず、書面にまとめたものも存在していないとのこと。。。

何を確認して問題ないと判断したのか。それを保護者の皆さんに説明できないのでは、監事としての責任を果たせません。そこで、調べてみました。その内容を以下に記録しておきます。

準備すること

• 役員さんに準備してもらうもの
  （監事から伝えなくても用意されているはずです）
  → 帳簿、通帳、領収書、現金の残金、報告書、その他関係書類。
• 監事が持って行くもの
  → ハンコ、電卓

確認すること

帳簿、通帳、領収証、現金の残金、報告書などに、問題がないことを確認します。たとえば、以下のような点を確認します。

• 帳簿の現金残高が、実物（目の前にある現金残金）と一致するか
• 帳簿の出金記録と証票（領収証、レシートなど）が一致しているか
• 帳簿の入金記録と証票（入金伝票など）が一致しているか
• 報告書の費目ごとの金額が、帳簿に照らして正しいか
• 報告書の総額が、帳簿に照らして正しいか
• 預金通帳の入出金に不自然なところはないか

どこまでチェックするか

以前、保護者会の役員さんにうかがった話によれば、学校から部活動保護者会に会計監査が入ったこともあったそうです。また、出金の詳細について、保護者から開示を求められたこともあったそうです。そういったことにも対応できるようにしておく必要があり、日頃、会計の役員さんが頑張ってくれています。

部活動の保護者会なので動かすお金の額が少ないから、とか、会社の会計監査じゃないんだからという理由で、監事は報告書の確認だけ十分である、という考え方には、私は反対です。報告書のチェックだけでは何に使ったのかの内訳が不明瞭であるためです。領収書などの証票と帳簿の突き合わせまでできていれば、いいのではないかと、私は思います。

私が監事としてしたことは、次年度以降のために、チェックマニュアルとして保護者会に残しておこうと思います。