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2017年10月10日

保護者会の情報共有にメーリングリストを選択した理由とは?

この記事では、子どもが所属する部活の保護者の情報共有を、メーリングリストに切り替えたときのことをメモしておきたいと思います。

その保護者会では、保護者への連絡を、会長から役員へ、役員から保護者へとメールを転送する方法で行っていました。電話の連絡網による伝言に似た仕組みです。このため、1回のメール配信に11人の保護者会役員が必要な状態でした。そこで役員の負担を減らす目的で、保護者間のメール転送の仕組みをやめ、メーリングリストによる一括配信に切り替えました。なぜ、メーリングリストを選択したのでしょうか。そして最も配慮したことは何だったのでしょうか。

以下、詳細です。

◆部活の保護者会のプロフィール

子どもが所属していた部活の、保護者会のプロフィールは以下のとおり。

  • 部員は、小学校4年生から6年生、約100名。したがって、保護者会の構成メンバも約100名。
  • 保護者会の役員は15名。構成は、以下のとおり。
    • 会長1名(6年の保護者)
    • 副会長4名(5,6年の保護者から2名ずつ)
    • 書記4名(4,6年の保護者から1名、5年の保護者から2名)
    • 会計6名(4,5,6年の保護者から2名ずつ)
  • 役員の任期は一年。立候補がなければくじ引きで決定。一度役員をやったら、二回目はしなくてもよい。
  • 部活の種類は管弦楽部。
  • 顧問の先生は3名。

◆課題

  • 従来のやり方だと、保護者あての連絡メール配信1回に11人もの役員が必要であり、無駄が多い。
  • 急ぎの連絡メール配信依頼が顧問の先生から来ても、仕事中の保護者もいるため即時の対応できない。

解決策

メール配信に必要な役員の数を1人に減らす。また、役員を介さずに、先生が自分で連絡メールを出せるようにする。これにより省力化を図る。そのために、メール配信方法を、メール転送からメーリングリストに切り替える。

※メーリングリストとは
 決められたアドレスにメール送信すると、登録者全員に同じメールが届きます。この仕組みがメーリングリストです。

◆メール配信担当者と手順(変更前)

  • メール配信担当者:11人または12人
    ((先生→)会長→役員10人)
  • 手順
    顧問の先生からの連絡は、下記1.~3.の流れ。
    保護者会役員からの連絡は、下記2.~3.の流れ。
  1. 先生が保護者会会長にメールを送信する。または電話する。
  2. 会長が連絡網メール配信担当の役員にメールで連絡する。
  3. 連絡網メール配信担当の役員が、保護者にメールを転送する。

◆メール配信担当者と手順(変更後)

  • メール配信担当者:1人
    (先生または会長)
  • 手順
    顧問の先生からの連絡は、先生自身が配信する
    保護者会役員からの連絡は、保護者会会長が配信する。

◆方法としてメーリングリストを選定した理由

保護者への連絡方法の変更先は、Facebookグループ、LINEグループ、サイボウズLiveなども候補でしたが、メーリングリストを選択しました。保護者全員がスマートフォン利用者なわけではありません。ガラケーの方がいらっしゃることに配慮したためです。すべての保護者が情報を等しく受け取れるのは、メールか印刷物だったためです。

◆切り替えにあたり配慮したことは?

メーリングリストへの切り替えにあたり配慮したのは、主に以下の3点です。

・次年度以降も継続できる仕組みにする

保護者会役員の任期は1年です。次年度はどんなはどんな方が役員になるのかわかりません。また、顧問の先生も変わる可能性があります。このため、できるだけ簡単に、必要最低限の機能だけを使って運用できる仕組みにしました。そして手順書も整備しました。

・担当者を置き、全面的なサポートを約束し実践する

私にとってメーリングリストは、ずっと前から仕事で使っているものです。しかしながら、関係者の中にはメーリングリストを全く知らない方々も含まれていました。知っている人でも、会社以外では使ったことがない方々がほとんどでした。また、メール転送による保護者間情報共有の仕組みは、何年もの間、実施されてきたものであり、転送する役員さんたちは大変だったかもしれませんが、安定している仕組みでした。このため、メーリングリストの運用担当者を置き、保護者と保護者会役員を全面的にフォローしました。

・小さく始める

まず保護者会役員の情報共有にメーリングリストを導入。そこで試行し実績を作ったうえで、保護者全体のメーリングリストをスタートしました。

     ◇     ◇     ◇

freeml、らくらく連絡網、Googleグループなど、メーリングリストのサービスはいくつも存在しています。その中からなぜfreemlを選んだのか。その理由は別の記事で紹介しますね。

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