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2009年1月 7日

社内会議を30分以内にする取組み例 & 会議が長引いて困った体験談

「ネット広告大手オプト 社内会議は30分以内で」という記事が、1月5日の日本経済新聞に載っていました。これ、いいなぁ。

ネット広告大手のオプトは社内会議の所要時間を原則30分以内にする。従来は一時間が慣例だったが、長時間労働の原因の一つになっていると判断。会議時間を短縮して業務を効率化する。
引用元: 日本経済新聞朝刊11面(2009年01月05日)

30分で会議が終わるようにするために、以下のような取り組みがなされるようです。

  • 会議室の予約時間を30分単位にし、それをオーバーする予約のときは、担当者のチェックがはいる。
  • 事前に議題をメールで送り、会議での報告は最小限にとどめる。

会議について、困るなぁと感じるのは、以下のようなとき。こういった状態が恒常化していると、仕事と家庭の両立も、子育ても、とっても苦しいです。改善提案してみたことはあったのですが、組織的にこれが普通の状態だと、太刀打ちできなくて。それに子育てしている人だけなんで特別扱いなんだと思われるのがいやで。。。と、あきらめていてはだめですね(^^; 気持ちを奮い立たせなくては。

  • 会議の終了時刻が決まっていない。
  • 会議が延びる。予定時刻に終わらない。
  • 会議の中で身内の意見をまとめようとする。
  • 事前に提示されるべき情報が、会議の中で提示される。

実際に困ったのは、こんなとき。こういうことが減るといいな。減らすために必要なアクションを、自らおこしていきたいと思います。大切なのは段取りかな。

【体験談1】

金曜日。1時間半で終わる予定の会議が、2時間も長引いた。このため、会議の後に予定していた作業ができなくなってしまった。その作業の関係者から「えー、残業できないの」と言われた。謝るしかなかった。この日はお迎え当番を絶対に代わってもらえない日。定時退社を前から予定していた。残業できないから、休日作業することで間に合わせた。

反省点:

  • この会議は、会議が予定時刻に終わるようにするための主催者側のアクションが、会議前も会議中にも全くなかった。会議中、終了時刻がとっても怪しくなった時点で主催者に訴えてみたものの、時すでに遅し。会議の開催前に、会議の主催者に、念のため確認すべきだった。
    実際には確認したのだけれど、確認が甘かった。「予定どおり終わりますか」と質問するだけでは不十分だった。事前に関係者に資料を配布し読んでから出席してもらうためのスケジュールを提示してもらう、当日はタイムキーパーを置いてもらうなど、自分ができるアクションをすべきだった。(自分がお迎えに行けるようにするために。子どもを悲しませないためにも)
  • 仕事を間に合わせるために、休日の家族時間を減らさないようにする。仕事を家庭に持ち込まなくても済むように、段取り良く、効率よく仕事できるように、自ら動く。

【体験談2】

定時退社可能な時刻に終わる予定の会議に出席した。前半の報告が長引き、半分の報告が終わった段階ですでに1時間オーバー。このペースで進むとお迎えに間に合わなくなってしまう状態になった。このため、司会者にお願いして、報告順を前の方に変更していただいた。この時点で、他の報告者からのブーイングを浴びた。申し訳ない気持ちいっぱいで報告した。報告の後、定時退社時刻を過ぎても続く会議を途中で抜け、お迎えに向かった。とっても気まずく、後ろめたい思いをした。自分を責めた。

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コメント

この困ったこと、うちでも日常です・・・。
WMは時間の活用がカギだと常々感じているのですが、会議がどうしてもネックになりますね。
うちの職場は時間をかけさえすればいい結果が出ると思っているので、どうしたものかと考えています。
ファシリテーションを最近勉強し始めているので、その講座のトラックバックをさせていただいてもいいでしょうか。よろしくおねがいいたします。

周りの人たちの理解がないのがつらいですねweep

★あきのり♀さん
コメントとTB、ありがとうございました。セミナー&新年会、楽しく有意義なものになるといいですね☆
ファシリテーションの研修、受けてみたことがありますよ。私には向いていないと思うのですが、仕事で必要だからと考えて受講してみたのですが、予想どおり、バテバテでした(^^; そのときのブログの記事は以下です。よろしければお読みくださいね。
お台場で研修(2008年05月09日)

★ぶぅさん
> 周りの人たちの理解がないのがつらいですねweep

会議が1時間も2時間も長引くなんて、誰だって嫌ですよねdespair
時間を有効に使うことを考えると、やっぱり、無駄に会議に時間をつかうのは避けたいなぁと思います。ワーキングマザーだからとか、子育てしているからとかと関係なく。

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