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2008年7月 5日

居場所を管理するのって

どんなにいいツールを使ってたとしても、
仕事を効率的にできるのか、
きちんと管理ができるのかは、
結局は、ツールを使う人に依存するんだろうなと、
今回もまた、感じました。

      ◇      ◇      ◇

職場で使っている「プレゼンス管理ツール」に
  午前半休(保育園行事参加のため)
と入力したら、
  午前半休(家庭の用事)
に、修正されてしまいました。

「保育園行事参加のため」
と入力してしまったことが、私の失敗。
職場の運用ルールを守らなかったから。

      ◇      ◇      ◇

私の職場では、「プレゼンス管理システム」と「行動予定管理システム」を使っています。“席にいます”“会議中”“食事中”というような情報を「プレゼンス管理システム」に、“日時:2008年7月3日 14~16時、場所:品川 THE GRAND HALL、件名:Acrobat 9 新製品セミナー”といった情報を「行動予定管理システム」に、それぞれ入力する運用ルールになっています。

今回私が注意された理由は、適切でないことを「プレゼンス管理システム」に書いてしまったから。社内の他の部署の方も見る情報なので、個人的なことや家庭的なことは書かないようにと、上司から注意されてしまいました。おっしゃるとおりですね。(言い訳になりますが、その時いた場所のPC環境の都合上、「行動予定管理システム」の方には書けなかったのです。でもルールを守れていないことには違いはありません。)

「保育園行事参加のため」がNGで、「家庭の用事」ならOKって、なんか変。「家庭の用事」だって家庭のコトでは?と疑問に思ったけれど、ちょっと考えてみたら、これって、どっちも間違っていることに気づきました。

職場の運用ルールに従うなら、正しくは、
  午前半休
とだけ書けばよかったんですよね。「プレゼンス管理システム」に休む理由は書く必要はないのですから。

      ◇      ◇      ◇

ある会議から自分の席に戻った時、「プレゼンス管理システム」を見たら、私は別の会議に参加していることになっていました。。。きっと、誰かが気を遣って入力してくれたのでしょうけれど。。。それとも?!

      ◇      ◇      ◇

他人の居場所を勝手に変更できてしまう「プレゼンス管理システム」って、どうなんだろう。テレワーク制度の導入とセットで、プレゼンス管理システムの導入を考える組織は多いと思うけれど、プレゼンスの管理がよくない状態では、テレワーク制度の導入は厳しいかも。

以前、行動予定のホワイトボードに手書きしていた頃に実現できていなかったことを、システムを使うようにしたからといって、実現できるわけじゃない。個人の意識と、決めたルールを偏りなく運用することが大切なのでは?システム化されていなくたって、きちんとする人はきちんとするのだから。

って、運用ルールを守れなかった私が書いても説得力ないか(^^;

違う会議に出ていた私の存在を「プレゼンス管理システム」で知り、唖然としてしまった私。運用ルールを守ろうという私の意識が低くならないようにしなくては。それに、こんな些細な出来事で、本当に大切なことを見失わないようにしなくては。ね。

まだまだ小さいな、私って。

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